Was ETH-Angehörige in der internen Kommunikation erwartet

Aus dem ?Services & Ressourcen?-Portal wird ?Staffnet? mit einer t?glich aktualisierten Einstiegsseite, Intern aktuell wird zu einer eigentlichen Drehscheibe, der dazugeh?rige Newsletter soll individualisiert werden, und das Magazin life wird seine Qualit?ten als Printprodukt noch st?rker ausspielen: Das sind die wichtigsten Neuerungen, die ETH-Angeh?rige im kommenden Jahr erwarten.

Umfrage zur internen Kommunikation

Doch was erwarten ETH-Mitarbeitende eigentlich von der internen Kommunikation? Um auf diese Frage eine Antwort zu erhalten, hat die Hochschulkommunikation im M?rz 2021 alle ETH-Mitarbeitenden zu einer anonymen Online-Umfrage eingeladen, die von einem externen Meinungsforschungsinstitut durchgef¨¹hrt wurde. 10'500 Mitarbeitende waren aufgerufen, ihre Meinung zur internen Kommunikation an der ETH abzugeben. Fast 4000 haben sich beteiligt, was einer hohen Quote von 37,4 Prozent entspricht.

?berdurchschnittlich beteiligt haben sich die technischen und administrativen Mitarbeitenden, aber auch bei den Professorinnen und Professoren war die Beteiligung gross. Etwas weniger Geh?r fand der Aufruf bei den wissenschaftlichen Mitarbeitenden, insbesondere bei den Doktorierenden. Nicht nur die Beteiligung, auch die Einsch?tzung der verschiedenen Gruppen unterschieden sich ¨C teilweise sogar stark.

Wer welche Kan?le nutzt

So zeigte sich, dass die administrativen und technischen Mitarbeitenden zu den gr?ssten Nutzern der internen Kommunikationskan?le z?hlen. Vier von f¨¹nf gaben an, regelm?ssig das Services & Ressourcen-Portal zu besuchen ¨C ¨¹ber die ganze ETH betrachtet sind es zwei Drittel aller Teilnehmenden.

Intern aktuell wird von drei Vierteln aller technischen und administrativen Mitarbeitenden regelm?ssig oder ab und zu gelesen ¨C ¨¹ber alle Teilnehmenden betrachtet sind es rund 60 Prozent. Gar keine Beachtung finden der Kanal bei 10 bis 15 Prozent aller Mitarbeitenden. Als Grund wird unter anderem aufgef¨¹hrt, dass die Artikel schwer zug?nglich seien, aber auch fehlende Zeit f¨¹r die Lekt¨¹re wird angegeben.

Was Professorinnen und Professoren besonders sch?tzen

Die H?lfte aller Mitarbeitenden liest Artikel im Magazin ?life? regelm?ssig oder ab und zu. Auch hier schwingt mit 72 Prozent das technische und administrative Personal obenaus. Artikel in ?life? finden aber auch bei den Professorinnen und Professoren ¨¹berdurchschnittlich viel Beachtung. Nicht zur Hand nimmt das Magazin etwa ein Viertel aller Mitarbeitenden. Als h?ufigste Gr¨¹nde werden eine fehlende Relevanz der Inhalte und fehlende Zeit f¨¹r die Lekt¨¹re angegeben.

Bei den Events, beispielsweise den Townhalls oder Einf¨¹hrungs- und Abschiedsvorlesungen, ergibt sich ein ?hnliches Bild: Knapp 80 Prozent der technischen und administrativen Mitarbeitenden sowie der Professorinnen und Professoren besuchen regelm?ssig oder sporadisch solche Veranstaltungen. ?ber die ganze ETH sind es 60 Prozent der Mitarbeitenden.

Mehrheitlich zufrieden

Nach der Zufriedenheit mit den erw?hnten Kan?len gefragt, vergibt jeweils rund ein F¨¹nftel der Umfrageteilnehmenden die Maximalnote 5, weitere zwei F¨¹nftel die Note 4. Gar nicht zufrieden mit den Kan?len (Note 1) ist nur ein Prozent der Teilnehmenden.

Auf die offen formulierte Frage, welche Kan?le in der internen Kommunikation vermisst werden, antworten 89 Prozent ?nichts? oder geben keine Antwort. Am h?ufigsten wird eine ¨¹bersichtlichere Darstellung der Informationen gew¨¹nscht. Teils werden auch ?demokratischere?, informellere Kan?le vermisst, und manche w¨¹nschen sich eine bessere interne Kommunikation innerhalb der ½Ý±¨±È·Ö_ÐÂÀËÌåÓýnba£¤Ö±²¥¹ÙÍø. Die Anzahl R¨¹ckmeldungen derer, die weitere Kommunikationskan?le wie beispielsweise Slack w¨¹nschen, halten sich die Waage mit jenen, die finden, es gebe bereits zu viele Kan?le.

Mehr Tipps und Einordnungen gew¨¹nscht

Auf die Frage, ¨¹ber welche Themen sie mehr zu lesen w¨¹nschen, geben 43 Prozent ?Tipps und Tricks? an, beispielsweise im Umgang mit dem Computer; ebenso viele w¨¹nschen sich mehr Informationen zu Serviceangeboten. Mehr Informationen zur Ausrichtung der ETH Z¨¹rich, strategischer und organisatorischer Natur, werden von 38 Prozent der Teilnehmenden gew¨¹nscht, 34 Prozent w¨¹nschen sich mehr Einordnung von Berichten in Publikumsmedien. Knapp ein Drittel w¨¹nscht sich zudem mehr Hinweise auf Veranstaltungen und Berichte dar¨¹ber, was aktuell auf dem ½Ý±¨±È·Ö_ÐÂÀËÌåÓýnba£¤Ö±²¥¹ÙÍø passiert.

Auf der Gegenseite gibt es jeweils auch etwa 10 Prozent Umfrageteilnehmende, die eher weniger von diesen Inhalten w¨¹nschen, und rund die H?lfte findet, dass diese Art von Inhalten gerade richtig abgedeckt werden. Bei den Infos aus der Schulleitung sind es zwei Drittel, die mit der Intensit?t der Berichterstattung zufrieden sind, ein Viertel w¨¹rde sich mehr w¨¹nschen und 8 Prozent weniger. Bei Meinungsbeitr?gen, Kolumnen und Portraits ¨¹ber Mitarbeitende halten sich die Stimmen, die mehr lesen m?chten und jenen, die weniger bevorzugten, in etwa die Waage.

Online und Print mehr profilieren

Themen, von denen die Umfrageteilnehmenden mehr w¨¹nschen, sollen vor allem online stattfinden, wie 80 Prozent finden. Die St?rke des Printkanals sehen sie haupts?chlich bei Portraits, Einblicken in ETH-Einheiten sowie in Meinungsbeitr?gen. Um das Magazin life als Printkanal st?rker zu profilieren, hat die life-Redaktion mit 12 Umfrageteilnehmenden Vertiefungsworkshops durchgef¨¹hrt.

Die Workshops zeigten, dass am Magazin besonders das Menschliche und Nahbare gesch?tzt wird. Beitr?ge wie Portr?ts d¨¹rfen dabei auch ¨¹ber das Berufliche hinausgehen. In Zukunft sollen technische und administrative Mitarbeitende ohne F¨¹hrungsfunktion noch st?rker ber¨¹cksichtigt werden. Einblicke, z.B. in andere Einheiten, sind sehr erw¨¹nscht, da sie das Zusammengeh?rigkeitsgef¨¹hl an der ETH st?rken.

Begr¨¹sst wird auch eine Abgrenzung des Printmagazins gegen¨¹ber der Onlinekommunikation: So sollen nur ausgew?hlte Artikel auch auf Intern aktuell erscheinen. Eine Zusammenfassung der wichtigsten Onlineereignisse in der Rubrik Panorama hingegen wird gesch?tzt. Grunds?tzlich soll die Themenvielfalt im Heft beibehalten werden, es sollen jedoch vermehrt kritische Themen sowie Themen, die ¨¹ber das aktuelle Geschehen hinausgehen, aufgegriffen werden.

Kein direkter Zugang zu internen Informationen

Mit Blick auf die Zug?nglichkeit der Online-Artikel wurden die Teilnehmenden auch nach der Startseite ihres Browsers gefragt. 41 Prozent gaben an, mit Google ins Web zu starten, bei 19 Prozent wird die Startseite der ETH Z¨¹rich aufgerufen, 7 Prozent starten mit der Seite ihrer Abteilung oder ihres Departements bzw. Instituts, und nur 1 Prozent ruft die ?Services & Ressourcen?-Startseite auf. Alle anderen starten mit individuellen Seiten ins Web oder haben die Frage nicht beantwortet.

Was vermisst wird

Und was wird in der internen Kommunikation vermisst? Auf diese offen formulierte Frage wird am h?ufigsten ?eine transparentere Kommunikation? genannt, eine direktere, ehrlichere Kommunikation, auch ¨¹ber negative Aspekte. Es wird auch angeregt, die Kommunikation weniger hierarchisch zu gestalten, den Community-Gedanken zu f?rdern und angesichts der vielen Kan?le und Push-Benachrichtigungen die Informationen besser zu b¨¹ndeln.

In der Hochschulkommunikation stiessen die R¨¹ckmeldungen auf offene Ohren. ?Die Ergebnisse der Umfrage best?tigten die Stossrichtung unserer ?berlegungen, brachten aber wichtige Zusatzerkenntnisse?, sagt Roland Baumann, der die interne Kommunikation mit einem Projektteam entwickelt. So zeige die Umfrage deutlich, dass wissenschaftliche Mitarbeitende, die meist tempor?r an der ETH arbeiten, andere Bed¨¹rfnisse h?tten. ?F¨¹r sie k?nnte mittelfristig ein eigenes Portal eingerichtet werden?, sagt Baumann. Doch zuerst gehe es um die Weiterentwicklung der bestehenden Kan?le.

Intern aktuell wird zur Drehscheibe

Im Oktober wurde eine neue Serie ?Tipps & Tricks? lanciert, die alle zwei Wochen mit einem Beitrag aufwartet. Daneben sind konzeptionelle Arbeiten im Gang mit dem Ziel, Intern aktuell zu einer Drehscheibe f¨¹r die interne Kommunikation zu machen. Die Grundidee: Alle ETH-Einheiten sollen die M?glichkeit bekommen, Beitr?ge von allgemeinem Interesse auf Intern aktuell zu ver?ffentlichen. Um die ?bersichtlichkeit zu gew?hrleisten, sollen Rubriken eingef¨¹hrt werden, und die publizierende Organisationseinheit soll prominent erscheinen. Ziel ist es, den Leserinnen und Lesern sofort aufzuzeigen, ob der Artikel f¨¹r sie von Interesse ist. Mittelfristig soll es m?glich sein, im Newsletter einzelne Rubriken zu abonnieren, um gezielt ¨¹ber neue Beitr?ge informiert zu werden.

Aus ?Services & Ressourcen? wird ?Staffnet?

Das Portal, das sich haupts?chlich an Mitarbeitende richtet, wird einen Namen erhalten, aus dem diese Intention hervorgeht. Das k¨¹nftige Staffnet wird aber weiterhin ?ffentlich zug?nglich bleiben. Die Startseite wird sich ab Anfang Jahr so pr?sentieren, dass Mitarbeitende auf einen Blick die wichtigsten Infos des Tages erhalten, inklusive der ETH-News, die auf der ethz-Startseite publiziert werden. So wird sich die ?Staffnet?-Seite als Browserstartseite anbieten, mit der Mitarbeitende in den Arbeitstag starten.

Relaunch des Magazins life

Das Mitarbeitendenmagazin life wird im Sommer nicht nur in einem neuen Kleid erscheinen. Es wird auch inhaltlich die Vorz¨¹ge einer Printpublikation noch besser ausspielen und gezielter auf die Bed¨¹rfnisse der Lesenden eingehen. Gleichzeitig werden weiterhin Synergien zu den Themen in den Online-Kan?len gesucht. Mit der neuen Positionierung wird life einen echten Mehrwert zur Online-Kommunikation bieten.

Detaillierte Informationen zu den Neuerungen folgen im Zug ihrer Einf¨¹hrung auf diesem Kanal.